+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Регистрация документов номер и дата если принесли нарочно сразу ставится

Регистрация документов номер и дата если принесли нарочно сразу ставится

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов номер и дата если принесли нарочно сразу ставится

От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота 3 , сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота конкретной организации. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:.

Имеет ли право напрямую, минуя канцелярию, кто-то из сотрудников прокуратуры принять документ? Ответ отрицательный. Если следователю принесли документ, который имеет отношение только к уголовному делу, находящемуся в его производстве, он должен рекомендовать сдать его в канцелярию для регистрации.

Незарегистрированный документ в материалы уголовного дела не должен попадать , у всякого знакомящегося с материалами возникает вопрос, как он туда попал, через кого.

Обращения, прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Первичная обработка документа заключается, прежде всего, в проверке правильности доставки, целостности упаковки и наличии вложений. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности либо возвращается в почтовое отделение. Сотрудник канцелярии проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов, наличие приложений. При отсутствии листов или приложений ставится в известность отправитель письма и составляется акт в трех экземплярах.

Первый экземпляр посылается отправителю, второй — приобщается к документу, третий — остается в канцелярии. Такой же акт рекомендуется составлять при обнаружении денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей см. При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверт или ту часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, в случаях: если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа исковые заявления, судебные повестки, жалобы граждан, кассационные жалобы и протесты ; если на документе вообще отсутствует дата; если дата документа или его регистрации существенно отличается от даты получения документа; если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта; если в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

В таких случаях конверт присоединяется к документу и вместе с ним поступает в дело. Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых проставляется отметка о поступлении — в виде штампа автоматическим нумератором. Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок. Это установление структурного подразделения должностного лица , куда кому следует передать на рассмотрение или исполнение документ их складывают в специальные папки. Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.

Документ, имеющий конкретную фамилию адресата, название структурного подразделения, сразу передается исполнителю. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов — немедленно.

Необходимо отметить следующее обстоятельство. Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну.

Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования. Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. Регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ например, приказ, представление, протест не зарегистрирован, не получил своего номера, не оформлен, он как бы еще не существует.

Если полученный документ не зарегистрирован, прокуратура за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.

Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке. Входящие документы следует регистрировать только на карточках либо компьютерах. Журнальная форма регистрации не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков: формального характера закрепления документа за валовым порядковым номером, сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы, обязательной многократной регистрации и отсутствия возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает единиц, допускается регистрация в книгах с указанием всех данных, предусмотренных карточками п. Документы регистрируются один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания. Регистрация, учет обращений и жалоб, а также заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях имеют свои особенности 1.

Регистрация, учет обращений и жалоб производятся в соответствии с правилами, изложенными в п. Поступающие в прокуратуру города района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка — на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

Регистрация должна производиться в течение сутокпосле принятия решения руководителем прокуратуры подразделения о порядке проверки заявления или сигнала о преступлении. При этом алфавитные карточки заводятся на лиц, которым вменяется в вину совершение преступления, а ссылочные — на лиц, от которых они поступили.

Остальные анонимные письма и заявления не регистрируются, разрешению не подлежат и списываются в надзорное производство. Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела должны регистрироваться в книге учета материалов , по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. Регистрация ведомственной корреспонденции, то есть документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках.

В прокуратуре города района корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов. До разрешения документа карточка хранится у специалиста работника канцелярии в контрольной картотеке. После исполнения документа специалистом работником канцелярии заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.

В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек — три года. Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах. Специалисты прокуратур работники канцелярий на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись также с использованием компьютеров.

Введение автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания, так как с помощью компьютера можно наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа, затрачивая минимальное время. Это одна из основных его функций. Не все поступившие документы докладываются прокурору, он физически не в состоянии их все рассмотреть. Рекомендуется докладывать материалы, исполнение которых требует его непосредственного решения, с учетом: важности содержания; сложности и новизны поставленных вопросов; общественного положения лица — автора или места учреждения-отправителя в структуре управления; срочности исполнения; вида документа.

Прокурор района обеспечивает оперативное рассмотрение всех поступающих документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов в реальные сроки. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Форма контроля выбирается, исходя из возможностей конкретной прокуратуры. На сегодня больше всего распространена ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено 1. Обязанность работников канцелярии — в начале рабочего дня проверить сроковую картотеку для чего карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются и уточняется, будут ли они исполнены своевременно.

Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее установившим его.

Наряду с текущим контролем необходимо вести предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную или ведомственную картотеку. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания утверждения документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления в прокуратуру.

Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

При рассмотрении обращений необходимо соблюдать установленные сроки. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в срок, указанный в законах или иных нормативных актах, регулирующих рассмотрение данных обращений. Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер.

Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок. На рапорте проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы — регистрационную карточку или компьютерный банк регистрационных данных.

В исключительных случаях после выяснения причин несвоевременного разрешения обращения срок может быть продлен повторно, но не более чем до двух месяцев со дня поступления жалобы. Если срок разрешения нарушен ввиду небрежного отношения к выполнению поручения, необходимо решить вопрос об ответственности исполнителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение ответственный исполнитель , дата. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание утверждение прокурору района, подготовку к пересылке адресату. При наличии ответственного исполнителявсе остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов проектов документов, справок, сведений и т.

Необходимо обратить внимание на то, что, если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он должен обеспечить снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку ответа в указанный срок. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа в равной мере несут все работники, указанные в резолюции.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке должны подписываться и датироваться. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

Исполненные документы передаются специалистам работникам канцелярии для отправки в день подписаниядокумента. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований инструкции, работники службы делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают прокурору района.

I.3. Организация делопроизводства

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота 3 , сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Регистрация входящих документов

В целях организации делопроизводства в администрации города Комсомольска-на-Амуре, совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов:. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре. Руководителям органов администрации города Комсомольска-на-Амуре довести Инструкцию по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре до всех работников и обеспечить её исполнение. Руководителям органов администрации города Комсомольска-на-Амуре без прав юридического лица назначить лиц, ответственных за делопроизводство в органе администрации города Комсомольска-на-Амуре. Распоряжение вступает в силу с 01 января г. Инструкция по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре далее - Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Комсомольска-на-Амуре далее - администрация города. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с:.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т. В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш.

Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве.

.

Некоторые секреты входящих документов

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?

.

.

Прием, обработка, регистрация и передача документов по регистрационного номера и фиксация даты данного события; нарочным, Если документы представлены не в полном или в большем, чем в виде, на лицевой части распечатки каждого документа ставится отметка суда.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. djosbefea

    Обьясню: нас 98 людей считают за скот хотите вы этого или нет это ваше мнение и оно тем пи дарам у власти до одного места)

  2. Изольда

    Обратил внимание, что Тарасик вас каббббалит

  3. Млада

    Три вещи которых боятся следователи это ст 51, прокуророрская проверка и быть подкарауленным в подъезде.

  4. Ермолай

    Ну а як же Стамбульська конвенція? Цей закон повністю їй суперечить?

© 2018-2020 zolotoyulov.ru