+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Сшивка документации гост

Сшивка документации гост

Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия. Правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое - неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления например: годовой отчет организации баланс , планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.

Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения свыше ти лет и дела по личному составу. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения до ти лет включительно.

Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются.

В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами вырезки, фотографии и т. Сложенный лист формата А2, А3 разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания должны нумероваться в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов например: 37, 37а, 37б и т.

Для учета документов дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и документов по личному составу 75 лет составляется внутренняя опись. Внутренняя опись составляется на листе ах формата А4 по установленной форме приложение 1 , которая содержит следующие сведения:. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т. Обложка дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3. При изменении наименования организации, структурного подразделения его подчиненности или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

В заголовках дел, содержащих копии документов приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела п.

На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации структурных подразделений по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника.

Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке.

Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу , оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Каждое дело том вносится под самостоятельным порядковым номером.

В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.

Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи специалистом делопроизводственной службы и заведующим архивом организации.

Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство. В архив организации передаются дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям раздел 4 настоящего Порядка. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудником в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Дела сроком хранения до ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере.

Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:. Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.

Прошивка документов по госту – нормы ГОСТ и практические советы

Правильная подготовка документов - дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия. Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое - неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии.

Активировать демодоступ. В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки.

ГОСТ 2. Types of products. МКС ИУС N , Поправкой

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке? Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. Организационно-распорядительная документация. Отметка о заверении копии должна выглядеть так:.

Как прошивать документы

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Способ складывания чертежей напрямую зависит от вида их дальнейшего хранения. Всего существует два типа складывания: для брошюрования и в папки.

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Складывание чертежей согласно ГОСТ 2.501-88

.

.

ГОСТ 2.101-68 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Виды изделий (с Изменением N 1)

.

Правила прошивки документов нитками гост. Прошивка документов: нормы гост и практические советы; Как правильно сшивать документы: пошаговая.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Авдей

    Должна ли быть такая расписка нотариально заверенна?

© 2018-2020 zolotoyulov.ru